辦公室工作手冊(cè)
20200602
第一節(jié) 各級(jí)辦公室的功能和定位......................................................... 1
第二節(jié) 辦公室工作的基本要求............................................................. 3
第二節(jié) 公文管理................................................................................... 33
第三節(jié) 文字工作................................................................................... 80
第四節(jié) 資質(zhì)證章管理........................................................................... 83
第五節(jié) 工作督辦................................................................................... 89
第六節(jié) 信息工作................................................................................... 94
第八節(jié) 行政值班................................................................................. 101
第九節(jié) 信訪工作................................................................................. 103
第十節(jié) 保密工作................................................................................. 108
第十一節(jié) 檔案管理............................................................................. 135
第十二節(jié) 新聞宣傳............................................................................. 144
第二節(jié) 車輛管理................................................................................. 177
第四節(jié) 固定資產(chǎn)管理......................................................................... 201
第一節(jié) 各級(jí)辦公室的功能和定位
辦公室工作范圍主要包括人事管理、公文管理、會(huì)務(wù)工作、督查督辦、綜合協(xié)調(diào)、公務(wù)接待、機(jī)要保密、檔案管理等方方面面的工作，是公司承上啟下、聯(lián)接左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶，是企業(yè)的行政中樞，在企業(yè)內(nèi)部管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
第二節(jié) 辦公室工作的基本要求
一、工作理念
（一）辦公室工作無(wú)小事（核心理念）
辦公室是企業(yè)的綜合管理部門，在企業(yè)中處于特殊和重要位置，是領(lǐng)導(dǎo)的決策支持機(jī)構(gòu)，是企業(yè)中各項(xiàng)工作、信息和管理職能的交匯處，也是企業(yè)對(duì)外的窗口。肩負(fù)著參謀助手的重要使命，肩負(fù)著服務(wù)、協(xié)調(diào)、督辦的重要職責(zé)，肩負(fù)著推動(dòng)全局工作的重要任務(wù)。辦公室工作事關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策部署的落實(shí)，事關(guān)工作全局，要求辦公室員工牢記這一理念，以高度的責(zé)任感、使命感和嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度做好每項(xiàng)工作。
（二）牢牢把握“三條原則”（原則理念）
參謀不越位：發(fā)表觀點(diǎn)直言坦誠(chéng)，提出問(wèn)題實(shí)事求是，當(dāng)好參謀角色，到位不越位。
聽(tīng)話不傳話：準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，嚴(yán)格保守秘密，做到不亂傳話，守口如瓶。
協(xié)調(diào)不主導(dǎo)：按照組織安排和領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)調(diào)落實(shí)具體工作，不以個(gè)人主觀意志主導(dǎo)工作。
（三）做到“五個(gè)不讓”（行為理念）
不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作延誤：領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要按期保質(zhì)完成，不拖沓、不推諉、不延誤。
不讓工作差錯(cuò)發(fā)生在崗位：工作積極負(fù)責(zé)，認(rèn)真細(xì)致，精通業(yè)務(wù)，規(guī)范程序，嚴(yán)格依法依規(guī)辦理各項(xiàng)工作，不出差錯(cuò)。
不讓需要辦理的文件積壓：各類文件收發(fā)、傳閱及時(shí)，按期督辦，分類科學(xué)，并將文件辦理情況定期通報(bào)。
不讓外來(lái)辦事人員受冷落：外來(lái)辦事人員到機(jī)關(guān)咨詢辦理業(yè)務(wù)，要做到來(lái)有迎聲，走有送聲，熱情接待，耐心辦事，讓人滿意。
不讓企業(yè)的形象受到損害：舉止文明，禮貌待人，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，辦事公道，不利于團(tuán)結(jié)的話不說(shuō)，有損于形象的事不做。
（四）始終堅(jiān)持“四個(gè)面向”（服務(wù)理念）
面向領(lǐng)導(dǎo)：積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，在文稿起草、調(diào)查研究、提供信息、督查督辦、提出對(duì)策性建議等方面，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”和“智囊團(tuán)”，優(yōu)質(zhì)高效落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作。
面向部門：積極為部門開(kāi)展工作服務(wù)，做好對(duì)部門的綜合協(xié)調(diào)和后勤保障，幫助部門加強(qiáng)外部關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)，有效地協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系。幫助部門完成重要專業(yè)會(huì)議、重大活動(dòng)的策劃組織，高效推進(jìn)公司各項(xiàng)工作和部門工作順利開(kāi)展。
面向基層：發(fā)揮橋梁紐帶作用，加強(qiáng)對(duì)具體工作的幫助指導(dǎo)，發(fā)揮示范導(dǎo)向作用，積極幫助基層單位協(xié)調(diào)重大關(guān)系，幫助反映和解決熱點(diǎn)、難點(diǎn)、重點(diǎn)問(wèn)題。
面向員工：全力為員工工作、學(xué)習(xí)、生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，持續(xù)提高和改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造健康、舒適、安全的工作環(huán)境。
二、素質(zhì)要求
（一）思想素養(yǎng)：講政治，講責(zé)任，講奉獻(xiàn)，講自律。
（二）業(yè)務(wù)素養(yǎng)：懂政策，善協(xié)調(diào)，能溝通，知識(shí)全面，業(yè)務(wù)精通。
（三）心理素養(yǎng)：正直，豁達(dá)，堅(jiān)韌，親和。
（四）能力素養(yǎng)：具備三種能力——學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力、綜合協(xié)調(diào)能力、解決問(wèn)題能力。
一、牢記理念
深刻認(rèn)識(shí)、理解辦公室工作理念，不斷總結(jié)歸納工作經(jīng)驗(yàn)，把握規(guī)律，指導(dǎo)實(shí)踐。
二、注意方法
超前規(guī)劃，重點(diǎn)突出，統(tǒng)籌兼顧，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，注重協(xié)調(diào)，強(qiáng)力推進(jìn)，追求卓越。
三、抓好專業(yè)
健全制度，建立標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范流程，加強(qiáng)培訓(xùn)，夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化考核，不斷提升。
四、講究藝術(shù)
（一）統(tǒng)籌兼顧的藝術(shù)。抓住關(guān)系全局的大事，盯緊領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的要事，處理好日常工作。
（二）綜合協(xié)調(diào)的藝術(shù)。原則性與靈活性并重，維護(hù)團(tuán)結(jié)，解決問(wèn)題，善于處理領(lǐng)導(dǎo)間、部門間、上下級(jí)間的矛盾與分歧。
（三）應(yīng)急處理的藝術(shù)。超前謀劃，做好預(yù)案，沉著應(yīng)對(duì)，處置有序，處理有據(jù)。
（四）外部公關(guān)的藝術(shù)。精心策劃，鍥而不舍，方圓相濟(jì)，有禮有節(jié)。
五、勇于創(chuàng)新
（一）創(chuàng)新是永恒的主題。不斷解放思想、不斷創(chuàng)新，才能不斷進(jìn)步。
（二）堅(jiān)持追求卓越、追求完美的品質(zhì)。
（三）明確創(chuàng)新的內(nèi)涵。管理創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新、作風(fēng)創(chuàng)新。
（四）實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的途徑。思考、借鑒別人好的經(jīng)驗(yàn)和做法。自覺(jué)、主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展變化。不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，想辦法解決問(wèn)題。
第一節(jié) 會(huì)議管理
一、工作目標(biāo)及主要作用
會(huì)議制度是對(duì)企業(yè)一系列重要會(huì)議進(jìn)行體系化安排的規(guī)則集合，是企業(yè)工作規(guī)則的重要內(nèi)容，直接反映企業(yè)治理機(jī)制，關(guān)系企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效能。會(huì)議管理的主要目的是：規(guī)范公司各類會(huì)議議事規(guī)則和決策行為,不斷提高科學(xué)決策水平,促進(jìn)公司健康發(fā)展。
二、總體工作要求及注意事項(xiàng)
（一）熟悉本單位的會(huì)議制度體系，根據(jù)任務(wù)特點(diǎn)選用恰當(dāng)?shù)臅?huì)議形式、確定參會(huì)人員范圍。
（二）周密部署，會(huì)議前期策劃書(shū)保持動(dòng)態(tài)調(diào)整（重要、大型會(huì)議要有備用方案）。嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定，做好會(huì)議保密管理。
（三）起草重大、重要會(huì)議材料，應(yīng)充分征集專業(yè)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。在征集方式及時(shí)間的把控上，綜合辦公室主任應(yīng)親自督辦，積極發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，同時(shí)，注意減少會(huì)議材料篇幅，控制印制數(shù)量。
（四）會(huì)議籌備要厲行節(jié)約，不鋪張浪費(fèi)，不超標(biāo)安排食宿。
三、幾類會(huì)議的組織規(guī)則
（一）董、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)議
按照《公司法》和公司章程具體規(guī)定進(jìn)行。
（二）總經(jīng)理辦公會(huì)議
1.會(huì)議組織
召集主持：總經(jīng)理
參會(huì)：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員。
列席：各部室負(fù)責(zé)人，根據(jù)議題內(nèi)容，由主持人確定與議題相關(guān)的人員。
記錄：辦公室秘書(shū)
承辦：綜合辦公室
時(shí)間：一般每月一次，也可由總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況，臨時(shí)動(dòng)議召開(kāi)。
2.會(huì)議要求
（1）會(huì)議的議題文件可由相關(guān)職能部門起草。議題文件起草應(yīng)在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，科學(xué)論證，理?yè)?jù)充分，意見(jiàn)建議明確。
（2）議題內(nèi)容起草完成并提交會(huì)議研究之前，應(yīng)征得提出議題建議的公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并與參加會(huì)議的公司領(lǐng)導(dǎo)充分溝通。
（3）會(huì)議材料、記錄、紀(jì)要、決定均為公司商業(yè)秘密，按照公司商業(yè)秘密管理規(guī)定執(zhí)行。
（4）總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理簽發(fā)，印發(fā)范圍為公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及各部門，會(huì)議材料、記錄由辦公室秘書(shū)保存，定期歸檔。
（5）總經(jīng)理辦公會(huì)議決定的事項(xiàng)由各分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行督辦。
（三）年度（年中）工作會(huì)議
1.會(huì)議組織
召集主持：總支書(shū)記
參會(huì)：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，公司各處、室、分指以上負(fù)責(zé)人，所屬單位主要負(fù)責(zé)人，公司其它相關(guān)人員。
承辦：辦公室
時(shí)間：每年年初（年中）
2.會(huì)議要求
（1）公司年度（年中）工作會(huì)主報(bào)告由辦公室負(fù)責(zé)組織起草。專題材料由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審查。會(huì)議材料提交總經(jīng)理辦公會(huì)議審議。
（2）年度（年中）工作會(huì)議召開(kāi)后15 個(gè)工作日內(nèi)，由辦公室分解下達(dá)年度（年中）重點(diǎn)工作任務(wù)分解。
（四）月度工作例會(huì)
1.會(huì)議組織
召集主持：總支書(shū)記
參會(huì)：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，各處、室、分指負(fù)責(zé)人。
記錄：辦公室秘書(shū)
承辦：綜合辦公室
時(shí)間：每月*日（遇節(jié)假日及特殊情況順延）
2.會(huì)議要求
（1）公司月度工作例會(huì)材料分別由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審查，辦公室匯總。
（2）月度例會(huì)會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理簽發(fā)，印發(fā)范圍為公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及公司各處室、各分指。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議決定事項(xiàng)的督辦工作。
（五）領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會(huì)
1.會(huì)議組織
召集主持：總經(jīng)理
參會(huì)：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，辦公室負(fù)責(zé)人列席。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，可由主持人確定其他人員列席。
記錄：辦公室秘書(shū)
承辦：辦公室
時(shí)間：每月一次，月度例會(huì)的前一周左右召開(kāi)。
2.會(huì)議要求
（1）會(huì)議形成備忘錄，不做跟蹤督辦。
（2）辦公室傳達(dá)重點(diǎn)工作安排精神，各部門據(jù)此研究制訂下月重點(diǎn)工作安排。
（六）專題會(huì)議
1.會(huì)議組織
召集主持：公司分管領(lǐng)導(dǎo)
參會(huì)：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，由主持人確定參加會(huì)議的部門及人員。
記錄：專業(yè)部門工作人員
承辦：專業(yè)部門
時(shí)間：不定期，由分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要安排。
2.會(huì)議要求
（1）會(huì)議由有關(guān)專業(yè)部門負(fù)責(zé)組織。
（2）會(huì)議結(jié)束后，由專業(yè)部門整理形成會(huì)議紀(jì)要，由主持會(huì)
議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
四、常用會(huì)議管理模板
二〇××年×××會(huì)
策
劃
書(shū)
×××處（室）
二〇××年××月××日
分管領(lǐng)導(dǎo) 部門
批準(zhǔn)： 審 核： 審核： 起草：
目 錄
一、會(huì)議目的
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××………。
二、會(huì)議議程
時(shí)間：20××年××月××日××: ××-××: ××
地點(diǎn)：×××
主持: ×××
參會(huì)：×××
會(huì)議議程：
1.主持人宣布會(huì)議開(kāi)始
2. ×××× （×分鐘）
3. ×××× （×分鐘）
4. ×××× （×分鐘）
5.主持人宣布年中工作會(huì)結(jié)束
日程安排
××月××日（星期×）
××: ××（時(shí)間） ××（事項(xiàng)）
地點(diǎn)：××
陪同人員（參加人員）：×××、×××
××: ××（時(shí)間） ××（事項(xiàng)）
地點(diǎn)：××
陪同人員（參加人員）：×××、×××
××月××日（星期×）
××: ××（時(shí)間） ××（事項(xiàng)）
地點(diǎn)：××
陪同人員（參加人員）：×××、×××
××: ××（時(shí)間） ××（事項(xiàng)）
地點(diǎn)：××
陪同人員（參加人員）：×××、×××
職責(zé)分工
一、××部
1. ××××（事項(xiàng)）。
2. ××××（事項(xiàng)）。
二、××部
1. ××××（事項(xiàng)）。
2. ××××（事項(xiàng)）。
2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算書(shū)模板。
會(huì)議費(fèi)用預(yù)算
一、會(huì)議名稱：××××
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版權(quán)聲明
作者原創(chuàng)，不允許二次傳播，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)收回會(huì)員權(quán)益，追究法律責(zé)任。
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