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如何加強(qiáng)基層單位的檔案管理

作為企業(yè)的車間級基層單位的檔案管理工作要不要抓，抓什么，怎么抓，是我們基層單位普遍存在的疑問。 檔案工作很重要，無論是作為企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)還是企業(yè)各級組織都有較高的認(rèn)識。但是最基層單位的檔案管理工作是否重要，就存在不同認(rèn)識。一是一些人特別是基層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作的大單位，是上級主管部門、專業(yè)部門的工作，基層單位要不要無所謂。二是認(rèn)為基層單位有價(jià)值的檔案相對較少，單獨(dú)設(shè)立一項(xiàng)工作崗位很麻煩。三是由于基層單位管理人員較少，工作煩雜，沒有專門人員管理。四是認(rèn)為檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，專業(yè)化程度高，一般人兼職人員干不了。終歸一句話就是基層單位沒有必要建立檔案工作，也就造成了公司基層單位檔案工作管理上的缺失，總體工作發(fā)展不平衡，不同程度的影響了公司的檔案工作。要改變目前公司基層單位檔案管理普遍薄弱的現(xiàn)象，促進(jìn)公司檔案工作整體上層次上水平。應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1、從宣傳教育入手，提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，形成全員重視基層單位檔案管理工作的氛圍。

一是抓重點(diǎn)，把基層單位的主要領(lǐng)導(dǎo)作為主要宣傳對象，基層主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的有效開展起著非常重要的作用，要加強(qiáng)宣傳教育，提高認(rèn)識，取得的重視與支持。二是抓日常，把開展檔案的宣傳教育工作貫穿到中心工作的始終，不能只是在檔案日，年終歲尾才想起檔案工作，檔案工作是連續(xù)的不間斷的工作，宣傳教育工作也就要貫穿工作始終。三是抓時(shí)機(jī)，在重大涉及檔案工作的節(jié)日紀(jì)念日等時(shí)機(jī)，掀起宣傳教育的高潮。四是抓載體，要全員重視基層的檔案工作，必須采取各種大家喜聞樂見的形式開展宣傳教育，擴(kuò)大覆蓋面，提高總體認(rèn)識水平。五是抓長遠(yuǎn)，任何工作的開展都不會一蹴而就，特別是基層檔案教育和管理工作，必須扎扎實(shí)實(shí)，一步一個(gè)腳印的長期抓，反復(fù)抓。

2、以崗位設(shè)置和人員配備作為切入點(diǎn)，以因地制宜、靈活多樣的管理方式，為基層檔案管理工作提供保證。

一是針對基層單位管理人員少，承擔(dān)的任務(wù)重，壓力大的特點(diǎn)，應(yīng)明確要求基層單位要設(shè)置檔案管理崗位，配備兼職人員，提高兼職人員的經(jīng)濟(jì)待遇，使基層檔案管理有崗位、有職責(zé)、有人員，有積極性。由于檔案工作的連續(xù)性，兼職人員要相對穩(wěn)定，由于工作調(diào)動等因素離開也要做到有序交接，對新接手的人員要扶上馬送一程，確保檔案工作連續(xù)性。

二是針對基層單位有效檔案少，零散等特點(diǎn)，及時(shí)篩選精煉有效檔案，收集整理，設(shè)立專門的檔案柜收藏即可，不必設(shè)置專門的檔案室、檔案庫等，增加基層單位負(fù)擔(dān)。

三是與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化手段管理基層檔案，基層檔案管理應(yīng)以電子化管理為主，紙板等實(shí)物檔案為輔原則。減少檔案在人員更替，辦公地點(diǎn)的變化而丟失，遺落。檔案管理人員及時(shí)儲存、錄入各類有價(jià)值的電子檔案。

四是采取上下結(jié)合，以上級管理部門為主，以基層單位為輔的原則管理檔案，檔案管理還是應(yīng)該以上級專門的檔案管理部門為主，重要的涉及面廣的還是應(yīng)該有上級專業(yè)機(jī)構(gòu)管理，基層單位檔案管理只是在全局起到拾遺補(bǔ)缺的作用，有些對全局影響不大，但對本單位來講是重要的檔案要以基層單位管理為主。

五是各級領(lǐng)導(dǎo)要堅(jiān)決克服短期行為，著眼長遠(yuǎn)。檔案工作是復(fù)原歷史的工作，也是為未來服務(wù)的工作，也是前任栽樹后任乘涼的事業(yè)，在于長期積累，有的甚至積累幾十年，許多當(dāng)任領(lǐng)導(dǎo)和管理者并沒有受益，但是，確實(shí)會為今后的工作和管理人員提供意想不到的收獲，特別是在面臨改革，人員和機(jī)構(gòu)變化頻繁的基層單位更有非常意義。
　  3、從加強(qiáng)制度建設(shè)起步，建立運(yùn)行機(jī)制，確保基層檔案管理工作長期有效的運(yùn)行。

加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是加強(qiáng)基層檔案工作管理的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全基層檔案的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次，要建立約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使基層單位檔案管理人員和主要領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動過問檔案工作，激發(fā)重視檔案工作主動性和積極性。第三，建立綜合培訓(xùn)制度，提高基層單位檔案兼職管理人員的業(yè)務(wù)水平。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行教育培訓(xùn)。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會，盡快提高其專業(yè)水平，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。第四，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管，把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明，要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平?！　?/span>