淺談辦公室工作
作為一名辦公室的負(fù)責(zé)人，面臨著大量繁雜的日常事務(wù)，不但要求能領(lǐng)導(dǎo)好一個(gè)部門的正常工作，而且要求有較強(qiáng)的適應(yīng)能力和解決問題的水平。因?yàn)檗k公室是公司機(jī)關(guān)對(duì)外的窗口，接人待物，處理各種棘手的事情，辦公室同時(shí)也是全機(jī)關(guān)服務(wù)的綜合科室，如打字、復(fù)印、檔案、文件起草審核、分發(fā)、公章、報(bào)紙分發(fā)、車輛調(diào)度、來人住宿、客餐安排、外事管理、傳真、會(huì)議安排。哪一項(xiàng)工作做不好都將影響公司的工作，對(duì)外事務(wù)處理的不恰當(dāng)，還將影響公司的對(duì)外形象，可以說工作性質(zhì)是重要的，要求領(lǐng)導(dǎo)人要有清醒的頭腦和忘我的工作精神以及組織協(xié)調(diào)能力，怎么做好辦公室的工作，在幾年的工作中有這樣幾點(diǎn)體會(huì)：
一、良好的政治修養(yǎng)和形象
辦公室是公司對(duì)外一個(gè)窗口，接待量非常大，內(nèi)部的、外部的，上級(jí)、下級(jí)、業(yè)主、兄弟單位、辦事的、路過的、告狀的、解決困難的什么人都有，怎樣把工作干的得體，方方面面都滿意，除了需要經(jīng)驗(yàn)和水平之外，我認(rèn)為更多地需要政治修養(yǎng)和經(jīng)辦人的形象，因?yàn)槊刻旖佑|的人太多了，水平高的、水平低的、講理的、不講理的、難聽的都要應(yīng)付，人家要求你有一個(gè)好心情，要笑臉相迎，語言動(dòng)聽，給大家解釋清楚，不能推諉，更不能讓一些事情找到公司領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)楣绢I(lǐng)導(dǎo)每天的事情非常多，會(huì)議頻繁，事事都找領(lǐng)導(dǎo)，那領(lǐng)導(dǎo)還怎么辦公。這就需要全體同志認(rèn)真工作的態(tài)度和忘我工作的敬業(yè)精神。日常工作很雜很碎，這就要每位工作的同志，理清思路，積累經(jīng)驗(yàn)，每一件小事都要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，在工作中盡可能不出差錯(cuò)。因?yàn)檗k公室的工作不同于其它工作，就是一次會(huì)議，哪位領(lǐng)導(dǎo)的座位都不能搞錯(cuò)，每一篇報(bào)告、文件都不允許文字的差錯(cuò)，每一位同志要始終認(rèn)清，每一言一行不僅僅代表個(gè)人的行為，還代表整個(gè)二公司的形象，說話有禮貌，辦事認(rèn)真給大家一個(gè)圓滿的答復(fù)，處理各方而的關(guān)系，樹立為領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工服務(wù)的意識(shí)。如果認(rèn)為辦公室是一個(gè)特殊部門，有一定的特權(quán)，有求于人多，自己凌駕于工作之上，發(fā)脾氣、擺架子，這就有損于一個(gè)部門的形象，所以在日常工作中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，重塑形象，學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，學(xué)習(xí)別人的長處，特別是兄弟單位的好作法，只有這樣積累知識(shí)，加強(qiáng)政治修養(yǎng)，才能有一個(gè)良好的形象，才能做好辦公室的工作。
二、要有較強(qiáng)的處理能力和敬業(yè)精神
企業(yè)中的辦公室，是領(lǐng)導(dǎo)層的辦事機(jī)構(gòu)，尤其是施工企業(yè)，千頭萬緒，沒有正常的作息時(shí)間表。很多事情前線傳來，不管是節(jié)假日、星期天都急事特辦，不得有誤，這一點(diǎn)與政府部門是不一樣的。這就要求每個(gè)同志要做到犧牲小家，為大家，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，這中間可能水平有高低，能力有大小，個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)不一樣。我感到要樹立正氣，向優(yōu)秀的同志學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，哪位同志在崗位上取得了成績(jī)，有了好的作法，一定要在科務(wù)會(huì)上表揚(yáng)，經(jīng)常在會(huì)議上交流工作體會(huì)，淡得失，對(duì)重要的會(huì)議請(qǐng)全體同志開座談?dòng)懻?，集思廣益，互相補(bǔ)充，分工負(fù)責(zé)，任務(wù)到人。久而久之，全體同志在工作中已摸索出辦事的程序，領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)任務(wù)都較好的完成，提高了辦公室的辦事能力。
要做好每一項(xiàng)工作就應(yīng)是先做好人的工作，只有人的積極性上去了，有熱情工作和良好的敬業(yè)精神，就不愁做不好工作。要堅(jiān)持以人為本的根本目的，說到底還是為了激勵(lì)人，激勵(lì)同志們的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，增加內(nèi)部的凝聚力。讓全體同志清楚自己的崗位的重要性，珍惜自己的工作，集體的榮譽(yù)重如一切，領(lǐng)導(dǎo)交給的每一項(xiàng)工作都積極地、自覺自愿地努力工作。這中間領(lǐng)導(dǎo)起到帶頭、表帥的作用，加班、加點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)首先要到位，有了榮譽(yù)給貢獻(xiàn)最多的同志，工作上有了差錯(cuò)，領(lǐng)導(dǎo)要承擔(dān)責(zé)任，不能一推了之，只有領(lǐng)導(dǎo)做到團(tuán)結(jié)協(xié)作，身體力行，率先垂范，才能有全體同志敬業(yè)精神，只有團(tuán)結(jié)一致才能做好每一項(xiàng)工作，也就提高了辦事能力。
三、在重組改制后要適應(yīng)新形勢(shì)下的工作
我公司經(jīng)過買斷、重組以后，職工的人數(shù)少了，部門精了，每一個(gè)人可能承擔(dān)幾項(xiàng)工作，可以說放下這，牽起那，沒有一個(gè)適應(yīng)能力，沒有一定的創(chuàng)新意識(shí)，一切墨守成規(guī)，上級(jí)撥一撥就動(dòng)一動(dòng)，或者照搬照抄，是干不好本職工作的，也是不能適應(yīng)新形勢(shì)下工作要求的。因?yàn)檗k公室是一個(gè)龍頭部門，中間環(huán)節(jié)，上對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)，下對(duì)基層單位，可以說是千頭萬緒，日理萬機(jī)，文山會(huì)海，要求每一位同志要有清醒的頭腦，靈巧的腿腳，準(zhǔn)確的時(shí)間觀念，要有干出精品工作，出手過硬的意識(shí)。因?yàn)檗k公室的每項(xiàng)工作不僅僅代表自己，向上反映公司的水平、能力、形象。所以讓每位同志都應(yīng)樹立自己的榮譽(yù)感和自豪感，要做到“干一項(xiàng)工作、創(chuàng)一點(diǎn)信譽(yù)、積一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)”來適應(yīng)新形式的工作要求。在工作上也應(yīng)提倡愛崗敬業(yè)，相互支持，鉆研業(yè)務(wù)，樹立正氣，勇爭(zhēng)第一的思想，只有這樣的辦公室才能干的出色。
以上幾點(diǎn)是我做辦公室主任以來的不成熟的意見，也是體會(huì)。在重組改制之后辦公室的工作可能還會(huì)超出本人的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，我們每一個(gè)都應(yīng)在工作中學(xué)習(xí)，不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，只有這樣才能做好本職工作，勝任辦公室的工作。
（本文獲2003年度公司優(yōu)秀管理論文二等獎(jiǎng)）
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