淺談如何寫好行政公文
行政公文是公司依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，體現(xiàn)了公司的意志和意圖。它是公司進(jìn)行企業(yè)管理的重要工具；也是各項(xiàng)目部、各單位了解公司意圖，按照公司意志進(jìn)行施工生產(chǎn)的重要依據(jù)。隨著公司的發(fā)展，如何進(jìn)一步提高公文水平，促進(jìn)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐漸成為我們不得不面對(duì)和解決的問(wèn)題。本人自2017年7月從事秘書(shū)工作以來(lái)，就與行政公文結(jié)下了不解之緣。通過(guò)兩年多的學(xué)習(xí)、摸索和實(shí)踐，對(duì)如何寫好行政公文有了深刻的體會(huì)和認(rèn)識(shí)，在這里寫出來(lái)與大家共勉。
一、公文知識(shí)概述
公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，有狹義和廣義之分。廣義的公文是指政府機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中，按一定的程序和要求制作和使用的內(nèi)容系統(tǒng)、體式完備的各種文書(shū)，包括行政公文、事務(wù)文書(shū)等。狹義的公文是指“行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)”①，也就是《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13類公文。
公文種類簡(jiǎn)稱文種，是公文標(biāo)題三要素中不可缺少的要素之一。行政機(jī)關(guān)公文的主要種類有以下這13種：命令、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要、公告、議案、通告。我們?cè)谌粘９芾碇惺褂玫帽容^多的是通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要。
二、公文寫作
公文具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，每一種公文都有它獨(dú)特的行文規(guī)則。寫好一篇公文， 不僅要有一定的文學(xué)功底，了解企業(yè)綜合情況，正確領(lǐng)會(huì)制發(fā)者的意圖，還要根據(jù)不同文種采用不同的寫作方法。下面，就常用的“通知”等5類常用公文的寫法，談?wù)勎业南敕ā?/span>
（一）通知
通知，是我們使用頻率最高的文種。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。我公司印發(fā)的各種通知?dú)w納起來(lái)可以分為印轉(zhuǎn)發(fā)性通知、周知性通知、指示性通知、事務(wù)性通知等。
1、印轉(zhuǎn)發(fā)性通知
標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)+被印發(fā)或被轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題+通知”組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
正文須把握三點(diǎn)：一是，對(duì)印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見(jiàn)，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照?qǐng)?zhí)行”、“參照?qǐng)?zhí)行”等；二是，寫明所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；三是，提出希望和要求。
例如：
關(guān)于印發(fā)《管道二公司高致病性禽流感應(yīng)急預(yù)案》的通知
公司所屬各單位、各項(xiàng)目部：
目前我國(guó)部分地區(qū)出現(xiàn)了禽流感疫情，為保障公司全體職工的身體健康，公司根據(jù)管道局《關(guān)于做好禽流感防控工作的緊急通知》，制定了《管道二公司高致病性禽流感應(yīng)急預(yù)案》，現(xiàn)印發(fā)給你們，望遵照?qǐng)?zhí)行。
公司要求各單位、各項(xiàng)目部組織職工學(xué)習(xí)，掌握禽流感防控措施，清楚應(yīng)急程序，宣傳禽流感防治知識(shí)，制定本單位、項(xiàng)目部禽流感應(yīng)急預(yù)案，并將預(yù)案分別報(bào)公司應(yīng)急指揮中心（總調(diào)度室）和防治高致病性禽流感應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室（質(zhì)量安全環(huán)保部）備案，以確保公司各級(jí)應(yīng)急反應(yīng)系統(tǒng)在發(fā)生禽流感疫情時(shí)能及時(shí)、迅速、高效、有序地防控和應(yīng)急處理。
二OO五年十一月十一日
（具體預(yù)案內(nèi)容略）
2、周知性通知
這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚周知事項(xiàng)。
標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
正文，先寫通知的意義、目的和根據(jù)，后寫通知的事項(xiàng)。
例如：
關(guān)于成立公司陜京二線六標(biāo)段項(xiàng)目經(jīng)理部的通知
公司所屬各單位、機(jī)關(guān)各部室：
為確保公司承擔(dān)的陜京二線六標(biāo)段施工任務(wù)，在管道局項(xiàng)目經(jīng)理部的領(lǐng)導(dǎo)下順利組織實(shí)施，并加強(qiáng)施工及經(jīng)營(yíng)管理，優(yōu)質(zhì)、高效、安全地完成施工任務(wù)，經(jīng)公司研究決定，成立公司陜京二線六標(biāo)段項(xiàng)目經(jīng)理部，并組成項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)班子
二OO四年二月二十六日
3、指示性通知
指示性通知帶有政策性、傾向性，具有一定的強(qiáng)制性。
標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡(jiǎn)潔明了，說(shuō)理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。
例如：
關(guān)于壓力容器廠經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題的通知
公司所屬各單位、機(jī)關(guān)各部室：
為了保證壓力容器廠正常運(yùn)作，且具有一定的獨(dú)立性，同時(shí)又使人力等各類資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化動(dòng)態(tài)管理。經(jīng)公司研究決定，對(duì)壓力容器廠實(shí)行項(xiàng)目管理體制運(yùn)作，除質(zhì)保體系及必須常設(shè)的管理及生產(chǎn)骨干外，其余人員實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，并全部辦理項(xiàng)目工資關(guān)系。在經(jīng)營(yíng)管理上，公司視其為項(xiàng)目經(jīng)理部獨(dú)立考核兌現(xiàn)，考核兌現(xiàn)辦法另行制定下達(dá)。
二OO五年四月二十二日
關(guān)于施工期間禁止探親的通知
公司泰國(guó)項(xiàng)目部：
泰國(guó)燃?xì)夤艿理?xiàng)目是中國(guó)石油的第一個(gè)東南亞國(guó)際工程項(xiàng)目，受到管道局、公司的高度關(guān)注。它的成功與否，將關(guān)系到中石油、關(guān)系到管道局在東南亞市場(chǎng)的開(kāi)發(fā)和占領(lǐng)，其意義重大而深遠(yuǎn)。為了讓廣大參建職工完全投入到施工中，優(yōu)質(zhì)高效地完成施工任務(wù)，公司研究決定，在泰國(guó)工程施工期間，沒(méi)有特殊原因，禁止職工家屬探親。
二OO六年一月十三日
4、事務(wù)性通知（例1、例2）
事務(wù)性通知，標(biāo)題同樣由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
正文通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會(huì)議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會(huì)議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開(kāi)會(huì)議的原因、目的、名稱，通知對(duì)象，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)備的材料等。
總之，寫通知時(shí)應(yīng)注意：第一，必須體現(xiàn)出公務(wù)特點(diǎn)，要有針對(duì)性；第二，通知事項(xiàng)必須具體明確，不能含混不清；第三，語(yǔ)言表達(dá)要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明。
（二）報(bào)告
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。項(xiàng)目工作報(bào)告的寫法主要有以下幾種：
1、綜合性報(bào)告的寫法
寫綜合報(bào)告應(yīng)注意抓住重點(diǎn)，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點(diǎn)，分層次闡述。說(shuō)明觀點(diǎn)的材料要詳略得當(dāng)，以觀點(diǎn)統(tǒng)領(lǐng)材料。
標(biāo)題：事由加文種，如《關(guān)于2005年上半年工作情況的報(bào)告》；報(bào)告單位、事由加文種，如《管道二公司關(guān)于2005年度工作情況的報(bào)告》。
正文：開(kāi)頭，概括說(shuō)明全文主旨，開(kāi)門見(jiàn)山，起名立意。將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等作概述，以點(diǎn)明主旨。主體，內(nèi)容要豐富充實(shí)。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說(shuō)話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。結(jié)尾，要具體切實(shí)。寫工作上存在的問(wèn)題，提出下步工作具體意見(jiàn)。最后可寫“請(qǐng)審閱”或“特此報(bào)告”等語(yǔ)作結(jié)。
2、專題報(bào)告的寫法
專題報(bào)告，要一事一報(bào)，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報(bào)告中反映幾件各不相干的事項(xiàng)和問(wèn)題。
標(biāo)題：由事由、文種組成，如《關(guān)于我公司2005年清理法人實(shí)體工作的報(bào)告》。有的報(bào)告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報(bào)告專題事由，突出其專一性。
正文：可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、存在的問(wèn)題、今后的打算和意見(jiàn)；以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、經(jīng)驗(yàn)，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施；因工作失誤向上級(jí)寫的檢查報(bào)告主要寫錯(cuò)誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯(cuò)誤的主客觀原因、造成錯(cuò)誤的責(zé)任、處理意見(jiàn)及改進(jìn)措施等。結(jié)尾通常以“請(qǐng)審核”等語(yǔ)作結(jié)。（例：見(jiàn)管道二公司〔2005〕206號(hào)文件）
3、回復(fù)報(bào)告的寫法 （例3）
標(biāo)題：與前兩種報(bào)告大體相同
正文：根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問(wèn)，有針對(duì)性作出報(bào)告，要突出專一性、時(shí)效性。
總之，寫報(bào)告時(shí)要做到兩點(diǎn)：一，情況要屬實(shí)，回報(bào)工作、反映情況，不允許有半點(diǎn)虛假，必須真實(shí)。二，結(jié)構(gòu)要清晰，特別是綜合性報(bào)告，內(nèi)容比較復(fù)雜，要圍繞一個(gè)中心，分項(xiàng)分條表述，突出重點(diǎn)，詳略得當(dāng)；避免內(nèi)容重復(fù)和交叉。
此外就，切忌在“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
（三）請(qǐng)示（例4）
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示按請(qǐng)示目的分，可分為批準(zhǔn)性請(qǐng)示和呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示兩類。在這里，我們對(duì)經(jīng)常使用的批準(zhǔn)性請(qǐng)示的寫法進(jìn)行探討。
批準(zhǔn)性請(qǐng)示內(nèi)容比較簡(jiǎn)單、具體，往往是一些較為細(xì)小的實(shí)際事項(xiàng)的請(qǐng)求。請(qǐng)示被批準(zhǔn)后，執(zhí)行機(jī)關(guān)范圍也比較小，常常就是請(qǐng)示單位自己。 批準(zhǔn)性請(qǐng)示一般由三部分組成：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)。
請(qǐng)示理由是文章的開(kāi)頭部分，常是導(dǎo)語(yǔ)式的，要扼要地講明請(qǐng)示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請(qǐng)示事項(xiàng)。復(fù)雜的一般寫成一段話，簡(jiǎn)單的則就以一句話為之。請(qǐng)示理由之后，許多請(qǐng)示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過(guò)渡語(yǔ)。但有些極短小的請(qǐng)求也可不寫。
請(qǐng)示內(nèi)容是請(qǐng)示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說(shuō)服力強(qiáng)。請(qǐng)示內(nèi)容包括提出請(qǐng)示事項(xiàng)和闡述說(shuō)明道理或事實(shí)兩項(xiàng)內(nèi)容。提出請(qǐng)示事項(xiàng)要詳細(xì)，闡述說(shuō)明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，易下決心。
有些情況簡(jiǎn)單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報(bào)給上級(jí)知道，請(qǐng)示批準(zhǔn)的請(qǐng)示。請(qǐng)示內(nèi)容部分只需提出請(qǐng)示事項(xiàng)即可，不必闡釋道理。
請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)是請(qǐng)示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書(shū)寫，請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)語(yǔ)氣要謙恭。請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)的通常寫法是：“特此請(qǐng)示，請(qǐng)審批”、“以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)指示”、“特些請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等。
寫請(qǐng)示應(yīng)注意：一是，要“一文一事”單一明確，意見(jiàn)中肯，切實(shí)可行；二是，切忌“多頭”請(qǐng)示，以防多頭批示的內(nèi)容口徑不一致，也防止上級(jí)之間互相推諉，誰(shuí)也不批；三是，堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)示，按照隸屬關(guān)系逐級(jí)請(qǐng)示，一般情況不越級(jí)，因特殊情況需要越級(jí)請(qǐng)示，必須同時(shí)抄報(bào)被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。
（四）公函（例5）
適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
公函寫作要求：第一，一函一事，切忌一函數(shù)事；第二，要體現(xiàn)平等坦誠(chéng)精神，文字懇切得體、簡(jiǎn)潔樸實(shí)，用語(yǔ)謙和有禮，切不可盛氣凌人。公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等。
標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于XX（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于XX（答復(fù)事項(xiàng)）的復(fù)函》。
正文：一般包括三層：簡(jiǎn)要介紹背景情況；商洽、詢問(wèn)、答復(fù)的事項(xiàng)和問(wèn)題；希望和要求，如：“希盡快研究承復(fù)”，“敬請(qǐng)大力支持為盼”等。
（五）會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要一般分兩大部分。開(kāi)頭第一部分一般應(yīng)寫明會(huì)議概況，包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人等。第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會(huì)議的主要精神、討論意見(jiàn)和議決事項(xiàng)等。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
1、集中概述法。這種寫法是把會(huì)議的基本情況，討論研究的主要問(wèn)題，與會(huì)人員的認(rèn)識(shí)、議定的有關(guān)事項(xiàng)（包括解決問(wèn)題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說(shuō)明。這種寫法多用于召開(kāi)小型會(huì)議，而且討論的問(wèn)題比較集中單一，意見(jiàn)比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對(duì)短小。如果會(huì)議的議題較多，可分條列述。
2、分項(xiàng)敘述法。召開(kāi)大中型會(huì)議或議題較多的會(huì)議，一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法，即把會(huì)議的主要內(nèi)容分成幾個(gè)大的問(wèn)題，然后列上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題，分項(xiàng)來(lái)寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對(duì)全面，問(wèn)題也說(shuō)得比較細(xì)，常常包括對(duì)目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì)、深入貫徹的會(huì)議。
3、發(fā)言提要法。這種寫法是把會(huì)上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說(shuō)明。
三、事務(wù)文書(shū)
公司常用的事務(wù)文書(shū)主要有各類工作計(jì)劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、述職報(bào)告等。
（一）工作計(jì)劃
工作計(jì)劃，往往只在起草單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計(jì)劃的標(biāo)題也是“四要素”寫法，其中哪一個(gè)要素都不應(yīng)省略。由于計(jì)劃是對(duì)一個(gè)單位或部門的全面工作或某一項(xiàng)重要工作的具體要求，所以寫作相對(duì)而言要具體、詳細(xì)些。開(kāi)頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡(jiǎn)明扼要；主體，即計(jì)劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標(biāo)、任務(wù)）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項(xiàng)內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計(jì)劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務(wù)、措施分說(shuō)）。結(jié)尾，或突出重點(diǎn)，或強(qiáng)調(diào)有關(guān)事項(xiàng)，或提出簡(jiǎn)短號(hào)召，當(dāng)然也可不寫結(jié)尾。
（二）工作安排
工作安排由“標(biāo)題”、“正文”、“落款及時(shí)間”三部分組成。標(biāo)題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機(jī)關(guān)名稱）。正文，一般由“開(kāi)頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束?！伴_(kāi)頭”同計(jì)劃的開(kāi)頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡(jiǎn)明扼要?！爸黧w”是正文的核心，一般包括任務(wù)、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項(xiàng)來(lái)寫；也可把任務(wù)和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來(lái)寫；還可以先寫總?cè)蝿?wù)，然后按時(shí)間先后順序一項(xiàng)一項(xiàng)地寫具體任務(wù)，每一項(xiàng)有每一項(xiàng)的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來(lái)定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務(wù)都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當(dāng)。
（三）總結(jié)
1、標(biāo)題
總結(jié)的標(biāo)題可以采用文件式標(biāo)題，如《管道二公司 2005年度行政工作總結(jié)》；也可以采用雙行式標(biāo)題，如《努力提高管理水平 依靠管理創(chuàng)效益——管道二公司2005年度行政工作總結(jié)》。
2、正文
前言：一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評(píng)價(jià)。開(kāi)頭力求簡(jiǎn)潔，開(kāi)宗明義。
主體：應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績(jī)及評(píng)價(jià)、經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)、問(wèn)題或教訓(xùn)等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等逐層展開(kāi)。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標(biāo)序加題，逐一寫來(lái)。
結(jié)尾：作為總結(jié)的結(jié)束語(yǔ)可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、提出改進(jìn)意見(jiàn)或表示決心信心等語(yǔ)作結(jié)，要求簡(jiǎn)短精練。
（四）述職報(bào)告
1、標(biāo)題
述職報(bào)告的標(biāo)題有四種寫法：一是只寫“述職報(bào)告”四個(gè)字；二是“XX年任XX職務(wù)期間的工作匯報(bào)”的公文寫法；三是“XXX（姓名）XXX（職務(wù)）XX會(huì)議上的匯報(bào)（或報(bào)告）”的寫法；四是新聞標(biāo)題式的寫法。
2、署名及日期，可以寫在題下，也可以寫在正文后。
3、正文：述職報(bào)告的正文包括三部分內(nèi)容。第一部分是任職概況和述職評(píng)估，包括何時(shí)任職、工作變動(dòng)情況、背景情況、崗位職責(zé)、目標(biāo)及對(duì)個(gè)人盡職的總體估價(jià)、確定述職范圍和基調(diào)。第二部分是盡職情況，這是述職報(bào)告的主體，主要寫工作實(shí)績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題。對(duì)于核心內(nèi)容的寫作，多數(shù)是按性質(zhì)不同分成幾個(gè)方面（可列小標(biāo)題）來(lái)寫，每個(gè)方面可先寫實(shí)績(jī)，后寫認(rèn)識(shí)和做法；也可先寫認(rèn)識(shí)和做法，后寫實(shí)績(jī)。但不管怎么寫，都要實(shí)現(xiàn)個(gè)人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問(wèn)題方面，以及突發(fā)事件或重大事件方面，更能表現(xiàn)出個(gè)人的素質(zhì)、才能和領(lǐng)導(dǎo)水平。在具體業(yè)務(wù)工作中，黨的方針、政策和公司的批示、部署的任務(wù)，是如何在自己分管的單位或部門得以貫徹實(shí)施的等等。第三部分是今后的設(shè)想和決心，要從實(shí)際出發(fā)，對(duì)今后工作在科學(xué)分析的基礎(chǔ)上做出戰(zhàn)略性規(guī)劃，表明盡職的態(tài)度。
（五）領(lǐng)導(dǎo)講話
寫領(lǐng)導(dǎo)講話，在文章結(jié)構(gòu)上沒(méi)有什么固定的規(guī)律可尋，但要注意以下幾點(diǎn)：
一是起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說(shuō)白說(shuō)透，將各種事理滲透到親切、自然的語(yǔ)言誘導(dǎo)中，便于領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應(yīng)有的權(quán)威效果。
二是講話作為一種鼓動(dòng)、號(hào)召的手段，還必須講求一些現(xiàn)場(chǎng)效應(yīng)，努力與聽(tīng)眾產(chǎn)生共鳴，才能起到應(yīng)有的作用。要在講話中適當(dāng)增強(qiáng)語(yǔ)言的幽默性，這樣不但會(huì)提高語(yǔ)言的藝術(shù)魅力，而且也會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)者的風(fēng)度增添異彩。當(dāng)然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運(yùn)用，以使領(lǐng)導(dǎo)講話豐富多彩，獨(dú)具魅力。
三是起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，要將說(shuō)理性與通俗性結(jié)合起來(lái)，使所要闡明的道理生動(dòng)、明了，聽(tīng)眾易于接受，從而起到講話應(yīng)有的效果。懂得靈活運(yùn)用數(shù)字串連法、借題發(fā)揮法、引經(jīng)據(jù)典法、用數(shù)字說(shuō)明法等語(yǔ)言表達(dá)的技巧，使領(lǐng)導(dǎo)講話有理有據(jù)，生動(dòng)有趣，具有較強(qiáng)的吸引力。
四是避免雷同。領(lǐng)導(dǎo)人講同一個(gè)問(wèn)題，如果在這種情況下再重復(fù)講，勢(shì)必使聽(tīng)眾失去興趣，會(huì)場(chǎng)將產(chǎn)生無(wú)人關(guān)注的局面。起草人員應(yīng)預(yù)先考慮到這一點(diǎn)，在避免雷同上下功夫，使領(lǐng)導(dǎo)講話既全面又獨(dú)特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。
五是獨(dú)樹(shù)風(fēng)格。領(lǐng)導(dǎo)講話最忌千篇一律地發(fā)表意見(jiàn)，平淡無(wú)奇。講話要有自己的風(fēng)格，才能抓住聽(tīng)眾。撰稿人要在把握領(lǐng)導(dǎo)者思維、語(yǔ)言特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，發(fā)揮創(chuàng)造性，使領(lǐng)導(dǎo)講話講出自己的風(fēng)格來(lái)。每個(gè)人所具有的異于他人的品格，異于他人的創(chuàng)造特點(diǎn)，就是其風(fēng)格的具體體現(xiàn)。
例1：
關(guān)于召開(kāi)二OO三年公司工作會(huì)議暨思想政治工作會(huì)的
通 知
公司所屬各單位、各項(xiàng)目部：
二OO三年，公司國(guó)內(nèi)外施工生產(chǎn)任務(wù)飽滿而又繁重，在全體職工的努力下，圓滿地完成了國(guó)內(nèi)外各項(xiàng)工程建設(shè)。為了更好地適應(yīng)局總分公司體制改革、搞好在建工程，進(jìn)一步協(xié)調(diào)好施工生產(chǎn)，提高管理水平，進(jìn)一步加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，有效地調(diào)動(dòng)各方面的積極性，爭(zhēng)取良好的經(jīng)濟(jì)效益，公司決定召開(kāi)工作會(huì)議暨思想政治工作會(huì)議?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、為了順利召開(kāi)會(huì)議，公司決定成立會(huì)議籌備組。籌備組組成如下：
組 長(zhǎng)：才廣興
副組長(zhǎng)：李厚明 李文華
會(huì)議籌備組下設(shè)秘書(shū)組和會(huì)務(wù)組，組成如下：
秘書(shū)組：彭亞軍 張 健 劉宗亞 鄧曲波 王春梅
會(huì)務(wù)組：孫景波
二、會(huì)議內(nèi)容及形式：總結(jié)全年的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作，交流經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析；西氣東輸西部4、11標(biāo)段和東部常長(zhǎng)支線項(xiàng)目部、儲(chǔ)罐安裝公司、基地管理中心、公司財(cái)務(wù)部以多媒體形式進(jìn)行工作匯報(bào)。思想政治工作匯報(bào)內(nèi)容、形式及單位由黨委工作部另行通知。
四、參加會(huì)議人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、助理、副總師、各項(xiàng)目部經(jīng)理和項(xiàng)目部書(shū)記、各單位黨政負(fù)責(zé)人、機(jī)關(guān)各部室長(zhǎng)。
五、會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)：
時(shí) 間：11月29日、30日共兩天。
地 點(diǎn)：公司機(jī)關(guān)一樓會(huì)議室。
二OO三年十一月二十一日
例2：
關(guān)于開(kāi)展2004年“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)的通知
公司所屬各單位、各項(xiàng)目部：
每年的6月份為“全國(guó)安全生產(chǎn)月”。由***中央宣傳部、國(guó)家廣播電影電視局、國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局、中華全國(guó)總工會(huì)、共青團(tuán)中央等單位聯(lián)合組成“全國(guó)安全生產(chǎn)月”活動(dòng)指導(dǎo)委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“指導(dǎo)委”），對(duì)2004年的“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)作出指示。按照“指導(dǎo)委”的方案和要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，將開(kāi)展2004年“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、活動(dòng)的指導(dǎo)思想
以實(shí)施《安全生產(chǎn)法》和貫徹落實(shí)全國(guó)安全生產(chǎn)工作會(huì)議精神為主線，以實(shí)施《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的決定》（以下簡(jiǎn)稱《決定》）和《安全生產(chǎn)許可證條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）及《中華人民共和國(guó)道路交通安全法》（以下簡(jiǎn)稱《道路交通安全法》）為重點(diǎn)，強(qiáng)化全體員工的安全生產(chǎn)意識(shí)，營(yíng)造“關(guān)愛(ài)生命、關(guān)注安全”的氛圍。
二、活動(dòng)主題
以人為本 安全第一
三、組織領(lǐng)導(dǎo)
公司2004年“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)仍由黨委工作部、質(zhì)量安全監(jiān)督部、工會(huì)辦公室共同組織。公司成立“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組，由下列人員組成：
組 長(zhǎng)：楊榮春
副組長(zhǎng)：姜炳元 張季濱 張繼凱
成 員：林久新 李松柏 王立軍 胡建英 陳云生
“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在質(zhì)量安全監(jiān)督部。
四、活動(dòng)內(nèi)容
1、主題宣傳活動(dòng)?；顒?dòng)期間，公司和各單位、各項(xiàng)目部要張掛宣傳標(biāo)語(yǔ)，辦宣傳專欄，公司閉路電視、公司報(bào)配合播放和刊載有關(guān)安全生產(chǎn)的錄像和文章，形成濃郁的“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)氛圍。
2、繼續(xù)深入學(xué)習(xí)《安全生產(chǎn)法》、《道路交通安全法》和《決定》、《條例》?；顒?dòng)期間，各單位、各項(xiàng)目部要組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)上述法律、法規(guī)，了解基本內(nèi)容，掌握各自應(yīng)遵守的條款，并組織討論，對(duì)照檢查單位和個(gè)人在工作中的執(zhí)行情況。
3、基地各單位組織出一期安全月專題黑板報(bào)。板報(bào)內(nèi)容要豐富多彩、主題要突出。公司將組織進(jìn)行評(píng)獎(jiǎng)。
4、開(kāi)展“還我一片藍(lán)天”繪畫(huà)展覽?！鞍踩a(chǎn)月”期間的6月5日是“6·5環(huán)境日”，公司學(xué)校將組織學(xué)生圍繞環(huán)境保護(hù)進(jìn)行以“還我一片藍(lán)天”為主題的繪畫(huà)，在公司巡回展出，以提高公司員工和親屬的環(huán)境意識(shí)。
5、開(kāi)展“我為安全獻(xiàn)一計(jì)”活動(dòng)。各單位、各項(xiàng)目部組織員工向公司提出有關(guān)安全生產(chǎn)方面的意見(jiàn)、建議，對(duì)有價(jià)值的意見(jiàn)和建議，公司將進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。
6、開(kāi)展安全生產(chǎn)大檢查。檢查的重點(diǎn)是：
1）施工生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的安全措施（風(fēng)險(xiǎn)削減措施）是否到位；
2）施工生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)是否存在事故隱患；
3）是否按本通知要求組織員工學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)；
4）員工在作業(yè)中是否存在“三違”現(xiàn)象；
5）機(jī)動(dòng)車輛的安全性能是否符合要求，駕駛員在行車中是否遵守《道路交通安全法》；
安全檢查以各單位、各項(xiàng)目部為主實(shí)施，公司將組織抽查。
7、開(kāi)展《道路交通安全法》知識(shí)答卷活動(dòng)?；顒?dòng)期間，公司將下發(fā)知識(shí)答卷，由各單位、各項(xiàng)目部組織員工答題，對(duì)答題優(yōu)秀者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。
五、各單位、各項(xiàng)目部按上述要求認(rèn)真組織開(kāi)展活動(dòng)，活動(dòng)情況于7月5日前報(bào)公司“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)辦公室。
附件：“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)安排表
二OO四年五月十九日
例3：
關(guān)于上報(bào)《管道局第二工程分公司生活基地調(diào)整改造“十一五”規(guī)劃》的
報(bào) 告
管道局：
根據(jù)局管道公共字〔2006〕1號(hào)文件精神及局財(cái)務(wù)計(jì)劃處通知要求，我公司編制了《管道局第二工程分公司生活基地調(diào)整改造“十一五”規(guī)劃》，現(xiàn)予上報(bào)，請(qǐng)審閱。
二OO六年三月六日
管道局第二工程分公司生活基地調(diào)整改造“十一五”規(guī)劃（略）
例4：
關(guān)于中油管道二公司經(jīng)濟(jì)適用住房規(guī)劃設(shè)計(jì)方案審查的
請(qǐng) 示
徐州市規(guī)劃局：
我公司建設(shè)職工經(jīng)濟(jì)適用住房項(xiàng)目已列入國(guó)家經(jīng)濟(jì)適用住房建設(shè)投資計(jì)劃，并列入市政府2004年度經(jīng)濟(jì)適用住房建設(shè)計(jì)劃，該項(xiàng)目位于徐州市三環(huán)南路南側(cè)我公司院內(nèi)，總用地面積約4公頃。
根據(jù)規(guī)劃局《建設(shè)項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)》和《選址圖》，我們委托了徐州市規(guī)劃設(shè)計(jì)院進(jìn)行了規(guī)劃設(shè)計(jì)，現(xiàn)向貴局申請(qǐng)審查，請(qǐng)批復(fù)。
二OO四年四月二十二日
例5：
關(guān)于推薦李募祥同志為“2001-2002年度國(guó)家級(jí)
工法審定委員會(huì)”委員的函
中國(guó)建筑業(yè)協(xié)會(huì)：
原是我公司副總工程師、高級(jí)工程師的王方文同志，有幸被貴協(xié)會(huì)聘為“2001-2002年度國(guó)家級(jí)工法審定委員會(huì)”的委員，但本人現(xiàn)已退休多年，在外做事。我公司現(xiàn)任工程技術(shù)部副部長(zhǎng)李募祥同志，大學(xué)本科畢業(yè)，高級(jí)工程師，近年來(lái)，結(jié)合施工生產(chǎn)實(shí)際，總結(jié)編寫了十幾項(xiàng)工法，其中多項(xiàng)工法在中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司及管道局獲獎(jiǎng)，具備較高的技術(shù)素質(zhì)。為了便于工作，我們冒昧建議貴協(xié)會(huì)改聘李募祥同志為“2001-2002年度國(guó)家級(jí)工法審定委員會(huì)”委員，望批準(zhǔn)為盼！
二OO三年十月十日
①摘自2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布 ，自2001年1月1日實(shí)施的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》
參考文獻(xiàn)：
1、《應(yīng)用文寫作教程》，主編：路德慶，教育科學(xué)出版社出版
2、《GB/T9704—1999，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》，編者：房慶、李志祥、沙增斌，中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社出版
3、《秘書(shū)》，勞動(dòng)和社會(huì)保障部、中國(guó)就業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心組織編寫，海潮出版社出版
（本文獲2005年度公司優(yōu)秀管理論文三等獎(jiǎng)）
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